7 Vuistregels voor het beantwoorden van vragen na je presentatie

Zie je na je presentatie op tegen de vragenronde? Ben je bang om de touwtjes uit handen te geven of om geconfronteerd te worden met vragen waarop je het antwoord niet weet? Zijn er vragen waarop je niet wilt ingaan omdat het vertrouwelijke informatie is? Misschien ben je bang het risico te lopen om de greep op je publiek te verliezen omdat de vragensteller de richting kan bepalen.
Gelukkig kan de vragenronde goed worden voorbereid door de volgende vuistregels te gebruiken.

1. Beheers je onderwerp en wees op zoveel mogelijk vragen voorbereid. Anticipeer op mogelijke vragen door zelf eens na te gaan welke je kunt verwachten. Laat collega's jou eens stevig ondervragen. Wanneer je op een vraag geen antwoord weet, draai er dan niet omheen maar beloof dat je het gaat uitzoeken. Geen antwoord is beter dan een verkeerd antwoord.
2. Structureer het vragenstellen. Bij het bespreken van de vragen is het belangrijk het heft in handen te houden. Vertel vooraf, aan het begin van je presentatie, wanneer en hoe er gelegenheid is voor feedback. Limiteer de soorten vragen en beantwoord alleen vragen die op het behandelde onderwerp betrekking hebben.
3. Herhaal iedere vraag die gesteld wordt. Vaak zijn de vragen uit het publiek niet voor iedereen hoorbaar. Door de vraag te herhalen of te parafraseren weet je meteen of je de vraag goed begrepen hebt. Bovendien gun je jezelf wat extra bedenktijd.
4. Fixeer je aandacht en oogcontact niet te lang op de vragensteller. Je loopt de kans dat er dan een dialoog, een onderonsje, ontstaat met als gevolg dat de rest van je publiek zich buitengesloten voelt en de aandacht verliest. Je publiek zal zich daarna niet meer zo snel in de discussie mengen. Probeer daarom de vraag te beantwoorden voor de hele groep en niet alleen de vragensteller aan te kijken.
5. Controleer of de vragensteller tevreden is met je antwoord. Zo niet, stuur dan bij. Blijf echter niet te lang bij één vraag stilstaan. Mocht de vraag te complex zijn, beantwoord de vraag apart na de presentatie. Het is van belang om alle vragenstellers zoveel mogelijk aan bod te laten komen. Een hulpmiddel hierbij is om per vraag te polsen of er op dat punt nog vragen of opmerkingen van anderen zijn.
6. Heb een positieve, tegemoetkomende houding, maar stel grenzen en ga alleen in op relevante vragen. Indiscrete, vijandige vragen kun je afdoen met "Ik ben bereid iedere redelijke vraag te beantwoorden, maar het lijkt me dat ik op deze vraag niet serieus kan ingaan." Blijf kalm, zelfverzekerd en beleefd. Wanneer je boos wordt, verlies je de greep op de situatie en het vertrouwen van het publiek.
7. Zorg dat je tijd overhoudt om de vragenronde af te sluiten. Eindig met een vraag uit het publiek die jou de mogelijkheid biedt om jouw standpunt nog eens te verwoorden. Bedank iedereen voor de aandacht en de vragen. Rond vervolgens je presentatie af op plezierige, krachtige toon. De laatste indruk blijft lang hangen!