7 Vuistregels voor het beantwoorden van vragen na je presentatie

Zie je na je presentatie op tegen de vragenronde? Ben je bang om de touwtjes uit handen te geven of om geconfronteerd te worden met vragen waarop je het antwoord niet weet? Zijn er vragen waarop je niet wilt ingaan omdat het vertrouwelijke informatie is? Misschien ben je bang het risico te lopen om de greep op je publiek te verliezen omdat de vragensteller de richting kan bepalen.
Gelukkig kan de vragenronde goed worden voorbereid door de volgende vuistregels te gebruiken.

1. Beheers je onderwerp en wees op zoveel mogelijk vragen voorbereid. Anticipeer op mogelijke vragen door zelf eens na te gaan welke je kunt verwachten. Laat collega's jou eens stevig ondervragen. Wanneer je op een vraag geen antwoord weet, draai er dan niet omheen maar beloof dat je het gaat uitzoeken. Geen antwoord is beter dan een verkeerd antwoord.
2. Structureer het vragenstellen. Bij het bespreken van de vragen is het belangrijk het heft in handen te houden. Vertel vooraf, aan het begin van je presentatie, wanneer en hoe er gelegenheid is voor feedback. Limiteer de soorten vragen en beantwoord alleen vragen die op het behandelde onderwerp betrekking hebben.
3. Herhaal iedere vraag die gesteld wordt. Vaak zijn de vragen uit het publiek niet voor iedereen hoorbaar. Door de vraag te herhalen of te parafraseren weet je meteen of je de vraag goed begrepen hebt. Bovendien gun je jezelf wat extra bedenktijd.
4. Fixeer je aandacht en oogcontact niet te lang op de vragensteller. Je loopt de kans dat er dan een dialoog, een onderonsje, ontstaat met als gevolg dat de rest van je publiek zich buitengesloten voelt en de aandacht verliest. Je publiek zal zich daarna niet meer zo snel in de discussie mengen. Probeer daarom de vraag te beantwoorden voor de hele groep en niet alleen de vragensteller aan te kijken.
5. Controleer of de vragensteller tevreden is met je antwoord. Zo niet, stuur dan bij. Blijf echter niet te lang bij één vraag stilstaan. Mocht de vraag te complex zijn, beantwoord de vraag apart na de presentatie. Het is van belang om alle vragenstellers zoveel mogelijk aan bod te laten komen. Een hulpmiddel hierbij is om per vraag te polsen of er op dat punt nog vragen of opmerkingen van anderen zijn.
6. Heb een positieve, tegemoetkomende houding, maar stel grenzen en ga alleen in op relevante vragen. Indiscrete, vijandige vragen kun je afdoen met "Ik ben bereid iedere redelijke vraag te beantwoorden, maar het lijkt me dat ik op deze vraag niet serieus kan ingaan." Blijf kalm, zelfverzekerd en beleefd. Wanneer je boos wordt, verlies je de greep op de situatie en het vertrouwen van het publiek.
7. Zorg dat je tijd overhoudt om de vragenronde af te sluiten. Eindig met een vraag uit het publiek die jou de mogelijkheid biedt om jouw standpunt nog eens te verwoorden. Bedank iedereen voor de aandacht en de vragen. Rond vervolgens je presentatie af op plezierige, krachtige toon. De laatste indruk blijft lang hangen!

Doeltreffende presentaties - Tips voor het rangschikken van informatie

Je gaat een presentatie geven. Het onderwerp is bekend en je hebt al veel research gedaan om de juiste informatie te vinden. Maar hoe ga je nu verder? Wat is voor jouw presentatie de beste manier om de informatie in het hoofdgedeelte aan te bieden? 

Er zijn verschillende manieren om die informatie te rangschikken en de effectiviteit van je presentatie te verhogen. Hoewel sommige manieren elkaar overlappen, geven ze je wel inzicht in wat je het best kunt gebruiken om je luisteraars te overtuigen of te instrueren.

Chronologisch

Je volgt de tijdslijn en de volgorde van de gebeurtenissen. Dus: eerst gebeurde A, daarna B, vervolgens C om te eindigen met D.

Ruimtelijk

Je beschrijft een situatie die zich op verschillende plaatsen voordoet, maar op elk van die plaatsen anders wordt aangepakt. Als voorbeeld de zogenaamde prachtwijken, de probleemwijken in steden die extra veel hulp krijgen om hun slechte naam te verliezen. Wat is de aanpak in Amsterdam? En in Eindhoven. Waarom is de aanpak per stad verschillend?

Thematisch

Als je meerdere ideeën over een onderwerp hebt, leid je jouw luisteraars van het ene naar het andere en kom je uiteindelijk bij het beste idee uit. Je kunt deze manier gebruiken als je wilt laten blijken dat je goed over het onderwerp hebt nagedacht en je ervan overtuigd bent dat er maar één manier de beste is.

Opeenvolgend

In een instructieve presentatie beschrijf je de stappen van een proces of de volgorde van een procedure. Hoe maak je een profiel in Facebook aan? Hoe stel je jouw voorkeuren in?

 Rubriceren

Het onderwerp dat je ter sprake wilt brengen, kun je in verschillende groepen verdelen, b.v. boeken in genres, computers in notebooks en tablets, social media in Facebook, LinkedIn en Twitter.

Vergelijkend

Dit spreekt voor zich: denk aan een productpresentatie waarin je eenzelfde type product van verschillende merken met elkaar vergelijkt, b.v.  iPhone, Blackberry en Samsung Galaxy S.

Probleem en oplossing

Je bespreekt een probleem en biedt verschillende oplossingen aan. Net als bij de thematische aanpak, kom je uiteindelijk terecht bij de oplossing waar je achter staat. 

Oorzaak en gevolg

Als je informatie op deze manier presenteert, beschrijf je de aanleiding en de gevolgen. Maar het kan ook andersom: je bespreekt één effect met mogelijke (meerdere) oorzaken.

Voor- en nadelen

Gebruik deze manier om aan te tonen dat verschillende factoren elkaar compenseren of juist tenietdoen. 

Welke manier je ook kiest, zorg ervoor dat het goed onderbouwd is en anticipeer op de vragen die je luisteraars hierover kunnen stellen.

Wil je weten hoe je effectieve en overtuigende presentaties moet houden, volg dan de workshop.